Le syndic administre un immeuble en ayant le rôle du mandataire du syndicat des copropriétaires. Il assure l’ensemble des actes et exécute les décisions prises en assemblée générale au nom du syndicat.

Son rôle est d’accomplir les actes de gestion quotidienne de l’immeuble et de recouvrir toutes les charges:

• Le recrutement du personnel nécessaire pour le bon fonctionnement de la copropriété
• Souscrire les polices d’assurance de l’immeuble
• L’entretien des parties communes
• La surveillance des travaux décidés en assemblée générale
• Conseil dans le choix des prestataires
• Passer des contrats avec des enterprises pour assurer le fonctionnement des services collectifs.
• Conseiller les propriétaires
• Convoquer des assemblées générales
• Répartion des charges entre les propriétaires
• Recouvrir les charges
• Etablir des certificats certifiant que l’on a acquitter ses charges dans le cas de la vente d’un logement.

L'assemblée générale des copropriétaires a lieu au moins une fois par an et plus souvent si l’on doit prendre des décisions importantes.

L'assemblée générale peut être convoquée soit par le syndic, soit par le conseil syndical quand il en existe un, soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix. Dans le cas où la demande est effectuée par un copropriétaire, elle doit être notifiée au syndic par lettre recommandée avec AR.

Toute décision prise par la copropriété doit l’être lors d'une assemblée générale, sans quoi elle n’aura aucune valeur.

La convocation doit être adressée au moins 15 jours avant l’assemblée par lettre recommandée avec accusé de reception, ou en remettant directement la lettre aux copropriétaires quand l’immeuble a un concierge ou un gardien qui peut s’en charger.

Tous les documents nécessaires à la préparation de l'assemblée doivent être joints à la convocation.L'assemblée doit avoir lieu dans un local situé dans la même commune que l'immeuble.Elle évoque les sujets inscrits à l’ordre du jour par le conseil syndical et les copropriétaires qui ont envoyé au syndic une demande d'inscription dans les délais par lettre recommandée avec AR.

Généralement, quand l’assemblée approuve les comptes, le syndic met à disposition du conseil syndical et de tous les copropriétaires les justificatifs des charges de copropriété, et toutes les factures ou contrats.

La convocation de l’assemblée générale envoyée aux copropriétaires doit contenir quelques précisions obligatoires :

• l'indication du lieu, de la date et de l'horaire de la réunion ;
• l'ordre du jour de l'assemblée avec tous les documents utiles à la préparation de la réunion.
• les modalités pour la consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, quand l'AG doit statuer sur les comptes.

Les copropriétaires peuvent demander au syndic au maximum 6 jours après la réception de la convocation, l’inscription de sujets supplémentaires à l'ordre du jour, la demande doit être faite par lettre recommandée avec AR.

Le syndicat de copropriété est la réunion de l'ensemble des copropriétaires d’un immeuble, c’est le le propriétaire des parties communes . Acheter un logement dans une copropriété fait de l’acheteur automatiquement un membre de droit du syndicat.Le syndicat des copropriétaires a la personnalité morale, il a donc une entité juridique distincte de celles des propritétaires ce qui lui permet d’agir en justice en son nom et d’engager sa responsabilité.

C’est le syndic qui exerce la direction du syndicat de copropriété et les décisions sont prises en se réunissant en assemblée générale.

La feuille de présence inscrit le nom et le domicile, ainsi que le nombre de voix de tous les copropriétaires ou des personnes les représentant à l'assemblée. Chaque copropriétaire présent ou son représentant doit signer cette feuille de présence. L'assemblée désigne au début de chaque réunion un président de séance parmi les différents copropriétaires pour présider la séance, ce président ne peut pas être le syndic.

La déliberation se fait uniquement sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Le nombre de voix de chaque copropriétaire est fixé par le réglement de la copropriété, il est égale à leur quote-part des parties communes.Par contre, les décisions se prennent de façons distinctes suivant leur importance: la majorité simple, la majorité absolue, la double majorité, selon la loi du 10 juillet 1965.

Chaque majorité a un article, le 24 pour la majorité simple, le 25 pour la majorité absolue, le 26 pour la double majorité et le 26 et 35 pour l’unanimité.

Elle sert à prendre les décisions courantes comme la gestion du syndic, l’entretien des parties communes , l’entretien et la réfection de l’immeuble, l’assurance de l’immeuble, l’approbation des comptes, etc…

La majorité simple correspond à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, ce qui en exclut les abstentionnistes.

Elle correspond à la majorité absolue des voix des copropriétaires, présents, représentés ou absents.Voici les principaux domaines dont les décisions se prennent à la majorité absolue:

• L'autorisation donnée à certains copropriétaires de réaliser à leurs frais des travaux sur certaines parties communes;
• L'autorisation permanente donnée aux forces de police d'entrer dans les parties communes;
• Désigner ou révoquer des membres du conseil syndical et du syndic;
• L'installation ou la modification d'antennes collectives ou de réseaux câblés;
• Délégation de pouvoir au syndic;
• Fixation de la rémuneration du syndic;
• Réalisation de travaux obligatoires pour se conformer à des dispositions législatives ou réglementaires;
• La fixation du montant des marchés ou des contrats au dessus duquel la mise en concurrence des prestataires et la consultation du conseil syndical est obligatoire;
• L’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat;
• L'installation de compteurs d'eau individuels;
• La réalisation de travaux d'économie d'énergie;

Lorsque le vote de l'assemblée générale ne désigne pas une majorité absolue, nous avons deux cas de figure:

• Si le projet a recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, cette même assemblée peut décider à la majorité simple, en effectuant immédiatement un second vote.
• Si par contre, le projet n'a pas recueilli au moins un tiers des voix, une seconde assemblée générale peut décider à la majorité simple.Cette nouvelle assemblée générale doit être convoquée dans un délai de trois mois.

Elle s’obtient en réunissant au moins les deux tiers des voix et aussi la majorité de tous les copropriétaires qu’ils soient présents ou non.L’absentéisme des copropriétaires complique parfois la tâche pour atteindre la double majorité dans les assemblées générales.

Les décisions les plus importantes à l’exception de celles ayant un caractère exceptionnel sont prises à la double majorité, en voici quelques exemples:

• Les actes d’acquisition et d'aliénation des parties communes,
• La décision de ne pas instituer de conseil syndical,
• Etablissement ou modification du règlement intérieur,
• Les travaux d'amélioration et de transformation des parties communes ameliorant la sécurité des biens et des personnes (installation d'un ascenseur, de dispositifs de fermeture de l'immeuble d'un interphone, etc...).
• Suppression des concierges
• L'organisation des accès de l'immeuble.

A noter :Concernant les travaux d'amélioration, une seconde assemblée peut statuer à une double majorité allégée (avec la majorité des membres du syndicat représentant les deux tiers des voix des copropriétaires présents ou représentés).

Exemple de calcul de la double majorité:

Si la copropriété est composée de 100 copropriétaires avec une répartition en millièmes, il faut que la décision soit approuvée par 60 copropriétaires (majorité des voix) représentant 667/1000es (2/3 des voix).

La loi exige l’unanimité pour les décisions exceptionnelles, telles que:

• Les travaux servant à supprimer un élément d'équipement commun
• Les travaux de construction et de surélévation servant à créer de nouveaux locaux privatifs
• La modification de la répartition des charges.

Pour les décisions prises à l’unanimité lors d'une assemblée générale, tous les copropriétaires doivent être présents ou représentés et voter à 100% pour la décision à prendre.